Yrityksen budjetoinnissa epäonnistutaan useimmiten siksi, että budjetti laaditaan kerran vuodessa eikä sitä päivitetä riittävän usein vastaamaan muuttuvaa todellisuutta. Lisäksi myyntiennusteet ovat usein liian optimistisia ja tietyt kuluerät jäävät systemaattisesti aliarvioiduiksi. Yritysluotto.fi tarjoaa joustavia rahoitusratkaisuja pk-yrityksille tilanteisiin, joissa budjetti ei pidä. Tässä artikkelissa käymme läpi yleisimmät budjetointivirheet ja sen, miten ne voi välttää.
Miksi niin moni yritysbudjetti epäonnistuu käytännössä?
Yritysbudjetti epäonnistuu käytännössä yleisimmin siksi, että se laaditaan irrallaan arjen liiketoiminnasta. Budjetti tehdään kerran, tallennetaan tiedostoon ja unohdetaan. Kun todellisuus poikkeaa suunnitelmasta, ei ole selkeää prosessia, joka ohjaisi reagoimaan ajoissa.
Toinen keskeinen syy on se, että budjetointi tehdään liian suppealla osallistujajoukolla. Jos vain toimitusjohtaja tai taloushallinto vastaa luvuista, jäävät operatiiviset näkemykset helposti huomiotta. Myyntitiimi tietää parhaiten, millainen kaupankäynti on realistista. Tuotanto- tai palvelutiimi tietää, mitkä kulut kasvavat kapasiteetin kasvaessa.
Kolmas ja ehkä yleisin syy on liiallinen optimismi. Yritykset budjetoivat toiveidensa mukaan, eivät todellisten trendien pohjalta. Tämä johtaa siihen, että jo alkuvuodesta ollaan jäljessä tavoitteista, mikä heikentää motivaatiota ja vaikeuttaa päätöksentekoa koko loppuvuoden ajan.
Mitä tapahtuu, kun kassavirta jätetään budjetoinnissa huomiotta?
Kun kassavirta jätetään budjetoinnissa huomiotta, yritys voi olla paperilla kannattava mutta käytännössä maksukyvytön. Tulos ja kassavirta ovat eri asioita. Yritys voi kirjata myyntituloja, joita ei ole vielä saatu tilille, ja silti joutua vaikeuksiin laskujen maksamisen kanssa.
Tämä tilanne on erityisen yleinen kasvuvaiheessa olevilla yrityksillä. Kasvu sitoo pääomaa varastoon, rekrytointeihin ja investointeihin ennen kuin lisämyynti tuottaa tuloja. Jos kassavirtaa ei ole huomioitu budjetissa, tämä pääomavaje tulee yllätyksenä.
Käytännön seuraukset voivat olla vakavia. Laskuja jää maksamatta, toimittajasuhteet kärsivät ja pahimmillaan yritys joutuu hakemaan hätärahoitusta epäedullisilla ehdoilla. Kassavirtalaskelma tulisi aina tehdä rinnakkain tulosbudjetin kanssa, jotta nähdään, milloin rahaa on tilillä ja milloin ei.
Kuinka usein yrityksen budjettia tulisi päivittää?
Yrityksen budjettia tulisi päivittää vähintään neljännesvuosittain, mutta useimmille pk-yrityksille kuukausittainen tarkistus on suositeltavaa. Kerran vuodessa laadittu budjetti vanhenee nopeasti, kun markkinatilanne, kustannustaso tai yrityksen oma toiminta muuttuu.
Käytännössä toimiva malli on niin sanottu rullaava ennuste. Siinä budjetti ei ole kiinteä vuosisuunnitelma vaan jatkuvasti päivittyvä näkymä seuraaviin 12 kuukauteen. Aina kun kuukausi kuluu, lisätään uusi kuukausi loppuun ja päivitetään lähikuukausien luvut tuoreimman tiedon perusteella.
Tämä lähestymistapa auttaa reagoimaan nopeasti muutoksiin. Jos myynti hidastuu tai jokin kuluerä kasvaa odottamattomasti, nähdään heti, miten se vaikuttaa kassaan kolmen tai kuuden kuukauden päähän. Reagointi on helpompaa, kun ongelma havaitaan ajoissa eikä vasta tilinpäätöksen yhteydessä.
Mitkä kuluerät jäävät useimmiten budjetoinnissa aliarvioiduiksi?
Budjetoinnissa useimmin aliarvioidut kuluerät ovat henkilöstösivukulut, korjaus- ja ylläpitokustannukset sekä erilaiset hallinnolliset maksut ja lisenssit. Nämä ovat kuluja, jotka eivät ole yhtä näkyviä kuin esimerkiksi palkat tai toimitilavuokra, mutta kertyvät merkittäviksi summiksi vuoden mittaan.
- Henkilöstösivukulut: Pelkän bruttopalkan budjetointi unohtaa työnantajamaksut, vakuutukset ja muut sivukulut, jotka voivat nostaa todellisen työvoimakustannuksen huomattavasti bruttopalkkaa korkeammaksi.
- Laite- ja ohjelmistohankinnat: Yksittäiset pienehköt hankinnat jätetään usein budjetoimatta erikseen, mutta niiden yhteissumma voi yllättää.
- Koulutus ja rekrytointi: Henkilöstön vaihtuvuus ja osaamisen kehittäminen aiheuttavat kuluja, jotka helposti sivuutetaan budjetissa.
- Viivästyskorot ja perintäkulut: Jos asiakkaat maksavat myöhässä, yritys saattaa itse joutua maksamaan viivästyskorkoja omille toimittajilleen.
Hyvä tapa välttää aliarviointi on käydä edellisen vuoden tiliotteet ja kirjanpito läpi kuluerä kerrallaan. Usein löytyy toistuvia kuluja, joita ei ole lainkaan huomioitu seuraavan vuoden budjettiin.
Miten epärealistiset myyntiennusteet vääristävät koko budjettia?
Epärealistiset myyntiennusteet vääristävät koko budjettia siksi, että lähes kaikki muut budjetin luvut perustuvat odotettuun myyntiin. Jos myyntitavoite on liian korkea, myös henkilöstö-, markkinointi- ja hankintakulut mitoitetaan väärin. Seurauksena on budjetti, joka ei vastaa yrityksen todellista kapasiteettia eikä tilannetta.
Optimistinen myyntiennuste voi syntyä monesta syystä. Yrittäjä uskoo aidosti kasvutarinaan. Sijoittajat tai johto odottavat kasvulukuja. Tai yksinkertaisesti käytetään edellisen vuoden lukuja lisättynä toivotulla kasvuprosentilla ilman, että arvioidaan, onko kasvu realistisesti saavutettavissa.
Realistisen myyntiennusteen pohjaksi kannattaa käyttää konkreettisia tekijöitä. Montako asiakasta on jo sovittu? Mikä on nykyisten asiakkaiden uusiutumisaste? Kuinka pitkä on tyypillinen myyntisykli uusille asiakkaille? Näihin kysymyksiin vastaaminen pakottaa tarkastelemaan lukuja kriittisesti sen sijaan, että luotetaan pelkkään toiveajatteluun.
Toisaalta liian varovainen ennuste voi johtaa siihen, että yritys ei investoi riittävästi kasvuun. Tasapaino löytyy tekemällä useampi skenaario: optimistinen, realistinen ja varovainen. Näin budjetointi ohjaa päätöksentekoa useammassa mahdollisessa tilanteessa.
Milloin yrityksen kannattaa hakea ulkopuolista rahoitusta budjettivajaukseen?
Yrityksen kannattaa hakea ulkopuolista rahoitusta budjettivajaukseen silloin, kun kassavaje on selkeästi tilapäinen ja liiketoiminnan perusteet ovat kunnossa. Jos vajeen syynä on esimerkiksi sesonkivaihtelu, yksittäinen iso investointi tai asiakkaiden pitkät maksuajat, ulkopuolinen rahoitus on perusteltu ratkaisu.
Sen sijaan rahoitusta ei kannata hakea paikkaamaan rakenteellista kannattavuusongelmaa. Jos kulut ylittävät tulot jatkuvasti ilman selkeää syytä, lisärahoitus vain siirtää ongelmaa eteenpäin. Ensin on selvitettävä, mistä vajaus johtuu ja onko se korjattavissa.
Hyvä hetki rahoituksen hakemiseen on ennen kuin kassatilanne on kriittinen. Rahoituksen hakeminen etukäteen antaa enemmän neuvotteluvaraa ja mahdollistaa paremman suunnittelun. Hätärahoitus haetaan usein huonoimmalla hetkellä, jolloin vaihtoehtojen vertailu jää vähäiseksi.
Tarjoamme kaksi rahoitusvaihtoehtoa erilaisiin tilanteisiin. Yritysluoton kertalaina sopii tilanteeseen, jossa rahoitustarve on ennalta tiedossa ja halutaan selkeä, ennakoitava takaisinmaksuaikataulu. Lainasumma voi olla 3 000 ja 100 000 euron väliltä, ja takaisinmaksuaika on 3 ja 18 kuukauden välillä. Yritysluotto Flex puolestaan sopii joustavaan kassavirran hallintaan, kun kulut vaihtelevat ja halutaan limiitti, josta voi nostaa tarpeen mukaan ja maksaa takaisin omaan tahtiin.
Tärkeää on myös huomioida, että rahoituksen hakeminen kannattaa tehdä silloin, kun yrityksen talous on riittävän hyvässä kunnossa. Yrityksen ja sen vastuuhenkilöiden tulee olla luottokelpoisia. Kun rahoitus haetaan ennakoivasti eikä kriisin keskellä, prosessi on sujuvampi ja rahoitusehdot todennäköisesti paremmat.