Realistinen kassavirtalaskelma tehdään listaamalla kaikki yrityksen odotetut rahavirrat tietylle ajanjaksolle, yleensä kuukausitasolla, ja vertaamalla niitä todellisiin menoihin. Laskelman tarkoitus ei ole ennustaa tulevaisuutta täydellisesti, vaan antaa riittävän tarkka kuva siitä, milloin rahaa on käytettävissä ja milloin sitä saattaa olla liian vähän. Tässä artikkelissa käymme läpi kaikki oleelliset vaiheet ja kysymykset, jotka auttavat sinua rakentamaan toimivan kassavirtalaskelman.
Mitä tietoja kassavirtalaskelmaan tarvitaan?
Kassavirtalaskelmaan tarvitaan kaikki yrityksen rahan liikkumiseen vaikuttavat tiedot: odotetut myyntitulot, tiedossa olevat menot, lainanlyhennykset, verot ja muut maksut. Laskelman pohja rakentuu aina kahden pääelementin varaan: mistä raha tulee ja minne se menee.
Tulopuolella huomioit tyypillisesti asiakkailta odotettavat maksut, mahdolliset avustukset tai lainanoton sekä muut satunnaiset tulot. Tärkeää on käyttää toteutuvia kassaan tulevia summia, ei laskutettuja summia. Jos asiakkaasi maksaa 30 päivän maksuajalla, raha näkyy kassavirtalaskelmassa vasta sen jälkeen, kun maksu on todellisuudessa saapunut.
Menopuolella listaat kaikki maksut, joita yritys tekee kyseisellä ajanjaksolla. Näihin kuuluvat:
- Palkat sivukuluineen
- Vuokrat ja muut kiinteät kulut
- Tavarantoimittajien laskut
- Verot ja lakisääteiset maksut
- Lainanlyhennykset ja korot
- Investoinnit ja laitehankinnat
Mitä tarkemmin keräät nämä tiedot kirjanpidostasi ja sopimuksistasi, sitä realistisempi kassavirtalaskelmastasi tulee. Hyvä lähtökohta on katsoa edellisen 3–6 kuukauden tilitapahtumat ja käyttää niitä arvioinnin pohjana.
Miten kassavirtalaskelma eroaa tuloslaskelmasta?
Kassavirtalaskelma kertoo, milloin raha liikkuu yrityksen tilillä. Tuloslaskelma puolestaan kertoo, paljonko yritys on ansainnut tai kuluttanut tietyllä kaudella kirjanpidollisesti. Nämä kaksi voivat näyttää hyvin erilaisilta, vaikka kyse on samasta yrityksestä.
Käytännön ero on selvä: tuloslaskelma kirjaa myynnin silloin, kun lasku on lähetetty. Kassavirtalaskelma kirjaa sen vasta silloin, kun maksu on saapunut tilille. Yritys voi siis olla tuloslaskelman mukaan kannattava, mutta silti ajautua maksuvaikeuksiin, jos asiakkaat maksavat myöhässä tai isot laskut kasaantuvat samalle kuukaudelle.
Toisaalta tuloslaskelmassa näkyvät poistot, jotka ovat kirjanpidollisia kuluja ilman todellista kassavirtavaikutusta. Kassavirtalaskelmassa poistoja ei huomioida, koska ne eivät liiku tililtä mihinkään. Investointien kohdalla tilanne on päinvastainen: suuri laiteosto näkyy kassavirrassa heti kokonaisuudessaan, mutta tuloslaskelmassa se jakautuu poistoina useammalle vuodelle.
Molemmat laskelmat ovat hyödyllisiä, mutta eri tarkoituksiin. Tuloslaskelma kertoo liiketoiminnan kannattavuudesta. Kassavirtalaskelma kertoo maksuvalmiudesta eli siitä, selviääkö yritys lähitulevaisuuden maksuistaan.
Miten kassavirtalaskelma laaditaan käytännössä?
Kassavirtalaskelma laaditaan käytännössä rakentamalla kuukausitasoinen taulukko, johon merkitään alkusaldo, odotetut tulot, suunnitellut menot ja loppusaldo. Tämä kassavirtalaskelman pohja toimii sekä ennusteena tulevalle että seurantatyökaluna toteutuneelle.
Vaihe 1: Määritä aikaväli ja lähtösaldo
Aloita valitsemalla ajanjakso, jota laskelma kattaa. Useimmille yrityksille sopii 3–12 kuukauden ennuste kuukausitasolla. Kirjaa ensimmäiseksi lähtösaldo eli se rahamäärä, joka on tilillä tarkastelujaksoa aloittaessa.
Vaihe 2: Ennusta tulot ja menot kuukausittain
Käy läpi jokainen kuukausi erikseen. Arvioi realistisesti, milloin odotat myyntitulojen saapuvan tilille. Muista huomioida maksuajat. Kirjaa sen jälkeen kaikki tiedossa olevat menot niiden todellisen maksupäivän mukaan, ei laskun päiväyksen mukaan.
Kausivaihtelut kannattaa ottaa huomioon heti tässä vaiheessa. Jos tiedät, että myynti on hiljaisempaa kesällä tai joulukuussa, heijasta se suoraan lukuihin. Todellisuuteen perustuva epätasaisuus on parempi kuin tasainen mutta epärealistinen arvio.
Vaihe 3: Laske kuukausittainen nettokassavirta ja kumulatiivinen saldo
Vähennä kuukausittaisista tuloista menot. Tulos on kuukauden nettokassavirta. Lisää se edellisen kuukauden loppusaldoon, ja saat seuraavan kuukauden alkusaldon. Kun teet tämän jokaiselle kuukaudelle, näet selkeästi, milloin kassasaldo uhkaa laskea kriittiselle tasolle.
Miksi kassavirtalaskelma antaa epärealistisia tuloksia?
Kassavirtalaskelma antaa epärealistisia tuloksia yleensä siksi, että tulot on yliarvioitu, menot aliarvioitu tai maksuaikojen vaikutus on jätetty huomiotta. Nämä ovat yleisimpiä virheitä, joihin on helppo puuttua, kun tiedät, mistä etsiä.
Yksi tyypillinen virhe on kirjata myynti sen mukaan, milloin kauppa tehdään, eikä sen mukaan, milloin raha oikeasti saapuu. Jos yrityksesi myy B2B-asiakkaille 60 päivän maksuajalla, mutta laskelma olettaa maksujen saapuvan heti, koko ennuste vääristyy.
Toinen yleinen syy on satunnaisten tai epäsäännöllisten menojen unohtaminen. Vuosittaiset vakuutusmaksut, kausittaiset huoltokustannukset tai yllättävät korjaukset eivät toistu joka kuukausi, mutta ne silti tapahtuvat. Kun ne jäävät pois laskelmasta, kuukausittaiset saldot näyttävät paremmilta kuin ne todellisuudessa ovat.
Lisäksi laskelmaan vaikuttaa se, kuinka realistisesti myyntiennuste on laadittu. Optimistiset myyntiluvut ilman katetta epävarmuudelle johtavat siihen, että kassavirtalaskelma näyttää positiiviselta tilanteessa, jossa todellisuus on huomattavasti tiukempi. Käytä siksi mieluummin konservatiivisia arvioita tuloista ja varaudu ylimääräisiin menoihin pienellä puskurilla.
Kuinka usein kassavirtalaskelma tulisi päivittää?
Kassavirtalaskelma tulisi päivittää vähintään kerran kuukaudessa. Aktiivisessa kasvuvaiheessa tai epävakaassa markkinatilanteessa päivitys kannattaa tehdä useammin, jopa viikoittain.
Kuukausipäivityksessä vertaat ennustettuja lukuja toteutuneisiin ja korjaat seuraavien kuukausien arviot sen mukaan. Tämä pitää laskelman relevanttina ja auttaa reagoimaan muutoksiin ajoissa. Pelkkä kerran vuodessa tehty ennuste vanhenee nopeasti, eikä se palvele päätöksentekoa.
Päivitys on erityisen tärkeää silloin, kun jokin merkittävä muutos tapahtuu: iso asiakas viivästyttää maksujaan, syntyy odottamaton kulu tai myynti poikkeaa selvästi ennusteesta. Näissä tilanteissa ajan tasalla oleva kassavirtalaskelma auttaa sinua arvioimaan tilanteen vakavuuden ja reagoimaan ennen kuin se muuttuu kriisiksi.
Hyvä tapa on yhdistää kassavirtalaskelman päivitys kuukausittaiseen kirjanpidon läpikäyntiin. Kun tilinpäätösluvut ovat tuoreet, ennusteen korjaaminen on nopeaa ja tarkkaa.
Milloin yritys tarvitsee ulkopuolista rahoitusta kassavirran tueksi?
Yritys tarvitsee ulkopuolista rahoitusta kassavirran tueksi silloin, kun kassavirtalaskelma osoittaa tulevan alijäämän, jota omat varat eivät kata. Tämä voi johtua kausivaihtelusta, viivästyneistä maksuista, investointitarpeesta tai odottamattomista kuluista.
Kassavirtalaskelma on juuri se työkalu, joka kertoo rahoitustarpeen etukäteen. Kun näet jo hyvissä ajoin, että tietyn kuukauden saldo uhkaa painua negatiiviseksi, sinulla on aikaa hakea rahoitusta hallitusti eikä kiireessä. Ennakoiva toiminta on aina parempi lähtökohta rahoitusneuvotteluihin kuin akuutti kassavaje.
Ulkopuolinen rahoitus sopii erityisesti tilanteisiin, joissa:
- Sesonkivaihtelut aiheuttavat toistuvia kassavajauksia
- Kasvuinvestointi vaatii enemmän pääomaa kuin kassassa on
- Iso asiakas viivästyttää maksua ja se vaikuttaa muiden laskujen maksuun
- Yllättävä kulu, kuten laitevika tai korvausvelvollisuus, syntyy nopeasti
Tarjoamme joustavia rahoitusratkaisuja juuri tällaisiin tilanteisiin. Yritysluoton kertalaina sopii tilanteisiin, joissa lainan tarve on etukäteen tiedossa ja haluat selkeän, ennakoitavan takaisinmaksuaikataulun. Lainasumma voi olla 3 000–100 000 euroa ja takaisinmaksuaika 3–18 kuukautta. Jos taas tarvitset jatkuvaa taloudellista joustoa ilman sitoutumista kiinteään lainasummaan, Yritysluotto Flex tarjoaa joustoluoton, josta maksat vain sen, mitä oikeasti käytät.
Kassavirtalaskelma ei poista rahoitustarvetta, mutta se auttaa sinua tunnistamaan sen oikeaan aikaan. Yritys, joka seuraa kassavirtaansa aktiivisesti, pystyy tekemään rahoituspäätökset harkiten eikä pakon sanelemana.