Harkitsetko työntekijän palkkaamista? Oletko palkkaamassa ensimmäistä kertaa vai kasvattamassa nykyistä tiimiäsi?
Työntekijän palkkaamiseen liittyy monia tekijöitä. Palkkaus, palkitseminen, työsopimus ja monet muut työnantajan velvoitteet voivat aiheuttaa päänvaivaa varsinkin, jos rekrytointi ei ole yrityksessäsi usein tapahtuva prosessi.
Käsittelemme tässä artikkelissa lisää työntekijän palkkaamiseen liittyviä tekijöitä. Lue koko artikkeli ja nappaa hyödylliset neuvot seuraavaa rekrytointiprosessiasi varten!
Mistä työntekijä löytyy?
Työntekijän palkkaamista edeltää rekrytointiprosessin aloittaminen, joka lähtee yleensä uuden työtehtävän profiilin ja vastuualueiden määrittämisestä. Kun työtehtävälle on selkeät raamit, työpaikkailmoituksen laatiminen ja vaatimusten määrittäminen tulevalle työntekijälle helpottuvat.
Kun työpaikkailmoitus on valmis, sen voi julkaista esimerkiksi TE-toimiston avoimissa työpaikoissa tai muissa työpaikkailmoituksille tarkoitetuissa palveluissa. Voit myös hyödyntää yrityksesi omia verkkosivuja sekä sosiaalisen median kanavia. Esimerkiksi LinkedIn on tänä päivänä erinomainen tapa lisätä työpaikkailmoituksen näkyvyyttä.
Työpaikkailmoituksen näkyvyyttä voidaan lisätä myös erilaisilla mainoskampanjoilla, joihin on hyvä varata budjettia varsinkin silloin, kun työpaikka on tarpeen täyttää tietyn ajan kuluessa. Hyvin kohdennetulla ja toteutetulla mainoskampanjalla voidaan saada enemmän laadukkaampia työhakemuksia, mikä edesauttaa rekrytointiprosessin onnistumista.
Rekrytointiin liittyvät huomiot
Rekrytointiprosessi kannattaa hoitaa asianmukaisesti, sillä epäonnistunut rekrytointi tuhlaa valtavasti resursseja. Uuden työntekijän välilliset ja välittömät kustannukset voivat nousta rekrytointikustannusten myötä kymmeniin tuhansiin euroihin, kun palkkaamiseen lasketaan mukaan perehdytyskustannukset ja muut kulut.
Ota hakuvaiheessa tarpeeksi aikaa työpaikkailmoitusten läpikäynnille ja tee niiden osalta pisteytys. Mikäli saat esimerkiksi 50 työhakemusta, on ajankäytöllisesti järkevää valita niistä vain 5 parasta hakijaa työhaastatteluun. Voit myös karsia hakijoita erilaisilla tehtävillä, mikäli haluat testata hakijoiden soveltuvuutta tehtävään.
Erityisen tärkeää rekrytointiprosessissa on viestintä. Tiedota kaikkia hakijoita rekrytointiprosessin etenemisestä mahdollisimman hyvin. Mikään ei pilaa työnantajamielikuvaa pahemmin, kuin huono hakijaviestintä ja ihmisten odotuttaminen.
Kun työhaastattelut ja muut rekrytointiprosessiin liittyvät asiat on hoidettu, tiedota valinnasta hyvissä ajoin ja sovi päivä työsopimuksen allekirjoittamiselle. Soita myös potentiaalisimmat hakijat läpi sekä kerro heille palaute rekrytointiprosessista.
Voi olla, että tarvitset tulevaisuudessa lisää työntekijöitä, jolloin voit palata aiempien hakijoidesi pariin ja palkata jonkun heistä.
Työntekijä on palkattu, mitä sitten?
Kun valinta on tehty ja uusi työntekijä on palkattu, siitähän se työ vasta alkaa. Työnantajana sinun tulee hoitaa tiettyjä lakisääteisiä velvoitteita, jotka tulee olla kunnossa heti työsuhteen alussa.
Tämän lisäksi sinun täytyy mahdollistaa työntekijän työhön perehtyminen ja antaa työn teolle mahdollisimman hyvät edellytykset. Tämä pitää sisällään työvälineet ja tarvittavan perehdytyksen yritykseesi ja itse työn tekemiseen.
Hoida lakisääteiset velvoitteet kuntoon
Kun työntekijä aloittaa töissä, lakisääteiset asiat tulee olla hoidettuna. Yksi tärkeimmistä työn tekemiseen liittyvistä asioista on työsopimus, jossa sovitaan työn tekemisestä, työskentelypaikasta, palkkauksesta ja muista ehdoista. Työsopimuksen voisi lain puitteissa tehdä suullisesti, mutta kirjallinen sopimus on molemmin puolin kannattava asia.
Työsopimus
Työsopimus on yleensä se paperi joka kaivetaan esiin työehtosopimuksen kanssa, mikäli työehdoista tulee epäselvyyksiä. Kun kaikki olennaiset asiat ovat kirjattu työsopimukseen, turvaa se molempia osapuolia riitatilanteessa. Työsopimuksesta täytyy löytyä vähintään seuraavat asiat:
- Työnantajan koti- ja liikepaikka
- Työntekijän nimi ja henkilötunnus
- Työsopimuksen voimassaoloaika sekä määräaikaisessa työsuhteessa työsuhteen kesto ja määräaikaisuuden peruste
- Työaika ja työntekemispaikka
- Työtehtävät
- Palkkausperusteet
- Irtisanomisaika sekä koeaika, maksimissaan 6 kuukautta
- Tiedot vuosilomasta ja siihen liittyvästä korvauksesta
- Työehtosopimus
- Allekirjoitukset
Mikäli joitakin asioita ei ole työsopimuksessa, pitää ne löytyä vähintäänkin alan työehtosopimuksesta johon työsopimuksessa voidaan viitata.
Vakuutukset
Työnantajan pakolliset vakuutukset pitävät sisällään mm. tapaturmavakuutuksen ja työntekijän eläkevakuutuksen. Työntekijän eläkevakuutuksen ja tapaturmavakuutuksen voi hankkia yleisimmistä vakuutusyhtiöistä.
Työterveyshuolto
Työterveyshuolto on pakollinen työnantajaa velvoittava palvelu, joka täytyy tarjota. Työterveyshuollon tavoitteena on edistää työympäristön terveellisyyttä ja turvallisuutta, työyhteisön toimintaa sekä ehkäistä työhön liittyviä sairauksia ja tapaturmia, samalla ylläpitäen työntekijän terveyttä ja toimintakykyä. Työterveyshuollon saa hankittua kätevästi palveluna esimerkiksi yksityisiltä lääkäriasemilta kuukausipalveluna, muutaman kymmenen euron hintaan per työntekijä.
Perehdytys
Hyvä ja kattava perehdytys ei pelkästään saa työntekijää tekemään työtään paremmin, mutta se kasvattaa työntekijän sitoutumista yritykseen. Mikäli työntekijä laitetaan suoraan työhön ilman kontekstia siitä, miksi asioita tehdään tai hänelle ei opeteta asioita tarpeeksi hyvin, voi työn merkityksellisyys olla häilyvä.
Kun työntekijälle kerrotaan asiat perusteellisesti ja hänet saatetaan mukaan työyhteisöön sekä kerrotaan parhaat tavat tehdä työtä, paranee tuloksellisuus varmasti ja henkilöstön vaihtuvuus pienenee.
Työnantajarekisteri
Yrityksen tulee rekisteröityä työnantajarekisteriin tiettyjen ehtojen täytyttyä. Työnantajarekisteriin tulee rekisteröityä silloin, kun yritys maksaa palkkaa vakituisesti vähintään kahdelle työntekijälle ja on niin sanottu säännöllinen työnantaja.
Työnantajarekisteriin tulee ilmoittautua myös, kun yrityksessä työskentelee vakituisen palkansaajan lisäksi satunnaisia työntekijöitä tai jos yrityksessä ei ole vakituisia työntekijöitä, mutta satunnaisia työntekijöitä on kuusi.
Työnantajarekisterissä on erilaisia vastuita, kuten palkkatietojen ilmoittaminen tulorekisteriin myös niiltä kuukausilta, jolloin palkkaa ei makseta laisinkaan. Työnantajarekisteriin voi rekisteröityä verohallinnon sivuilta sekä lukea lisätietoa aiheesta.
Jatkotoimenpiteet työn edetessä
Hyvää työntekijää tulee motivoida ja henkilön omaa ammatillista kehittymistä tulee ylläpitää ja seurata jatkoa varten. Työntekijät tulevat paremmaksi omassa työtehtävässään, joten heitä tulee motivoida oikealla tavalla.
Joillekin työntekijöille palkka on tärkein mittari ja joillekin työntekijöille vastuu on sitäkin tärkeämpää. Pidä työntekijälle tarvittavia kehityskeskusteluita ja suunnittele jo työsuhteen alussa, miten paljon aikaa työntekijöiden kehittämiseen käytetään.
Vaali myös tiimityötä ja pidä huolta työyhteisön kehittymisestä sekä työhyvinvoinnista. Yhteiset tapahtumat ja vapaamuotoisempi yhdessä tekeminen voi tehdä työstä moninkertaisesti mielekkäämpää kuin pelkkä töiden teko. Se palkitsee varmasti pitkällä tähtäimellä!
Miten lasken työntekijään liittyvät kustannukset?
Työnantajan vastuulla on monia asioita, joista osa maksaa hieman ylimääräistä rahaa. Työnantaja on tietenkin lain mukaan velvollinen maksamaan tietyistä asioista ja sen lisäksi olisi hyvä miettiä mitä työntekijän rekrytointi, kouluttaminen ja työvälineet kustantavat.
Jos mietitään palkkaan liittyviä tekijöitä, niin työntekijän bruttopalkka kannattaa kertoa n. luvulla 1.5, jolloin saat oikeat kustannukset esille. Työntekijän palkka bruttona voi olla esimerkiksi 2 500 euroa ja silloin sinun kustannuksesi ovat n. 3 750 euroa kuukaudessa.
Työntekijän palkka on kuukausittain juokseva kuluerä, mutta se ei ole ainut työntekijään liittyvä kustannus. Kustannuksia aiheuttavat myös työvälineet ja työhön perehtymiseen käytetty aika. Tässä vielä muistilista palkkaamiseen liittyvistä kuluista.
Käy jokainen seuraavista kohta kohdalta läpi ja pohdi, kuinka paljon kukin asia vaatii aikaa tai rahaa ja varaudu niihin:
- Työntekijän palkka
- Työaikaan liittyvät lisät, kuten olosuhdelisät tai urakkabonukset tai työsuoritukseen liittyvät palkkiot
- Lomat ja lomapalkat
- Palkan sivukustannukset
- Luontoisedut
- Työntekijän vakuutukset
- Työvälineiden hankinta
- Ohjelmistojen kuukausimaksut
- Työhön perehdyttämiseen käytetty aika
- Mahdolliset sairauspoissaolot
Siinä ainakin muutamia asioita, joita palkkaamisessa tulee ottaa huomioon. Mutta muistathan, että työntekijä on usein myös tuottava! Ota huomioon myös paljonko työntekijä pystyy tekemään työtä ja tuottamaan rahaa yritykselle. Se on usein tärkein mittari palkkaamisen kannattavuuden laskemisessa.
Yritysluoton kertalaina työnantajan tukena
Työnantajana sinulle saattaa koitua ylimääräisiä kuluja työntekijän palkkaamisen yhteydessä. Yrittäjän ja työntekijän turvaksi sopii yrityksesi tarpeisiin räätälöity Yritysluoton kertalaina, jolla saat taloudellista turvaa yrityksellesi ja saat palkat maksettua tiukkanakin aikana.
Voit hakea Yritysluoton kertalainaa 3 000 eurosta alkaen jopa 100 000 euroon asti. Tämä rahoitusvaihtoehto antaa sinulle mahdollisuuden keskittyä hankkeisiin, ilman viivästyksiä tai turhia monimutkaisuuksia. Harkitse kertalainan ottamista, kun aloitat rekrytoinnin ja haluat varautua yllättäviin kuluihin!