Lahjakortti on suosittu tapa muistaa työntekijää tai asiakasta. Sen verotus riippuu siitä, kenelle kortti annetaan, miksi se annetaan ja mitä sillä voi ostaa. Työntekijälle annettu lahjakortti voi tietyin ehdoin olla verovapaa lahja, mutta työsuorituksesta annettu kortti on veronalaista tuloa. Asiakaslahjoissa puolestaan arvioidaan, onko kyse mainoslahjasta vai edustuslahjasta.
Milloin työntekijän lahjakortti on verovapaa?
Työnantaja voi antaa koko henkilökunnalle verovapaan vähäisen lahjan, esimerkiksi joululahjan. Lahjakortti voi olla verovapaa, kun kaikki seuraavat ehdot täyttyvät:
- Lahjanantokäytäntö koskee koko henkilökuntaa.
- Työntekijän saamien vähäisten lahjojen yhteisarvo on vuoden aikana enintään 100 euroa.
- Lahjakortti on henkilökohtainen ja osoitettu nimetylle työntekijälle.
- Työnantaja on rajannut etukäteen tuotteet tai palvelut, joihin korttia voi käyttää.
- Lahjakorttia ei voi vaihtaa rahaksi.
Pelkkä rajaus yhteen liikkeeseen ei riitä, jos kortilla voi ostaa mitä tahansa liikkeen valikoimasta. Esimerkiksi tietyn kirjakaupan kirjoihin rajattu lahjakortti voi täyttää verovapauden ehdot, vaikka työntekijä saisi valita kirjan itse. Saman kaupan koko valikoimaan käyvä lahjakortti on sen sijaan veronalainen etu.
100 euron enimmäismäärä koskee vähäisiä muita lahjoja. Jos työnantaja antaa vuoden aikana useita tällaisia lahjoja, niiden arvot lasketaan yhteen.
Miten merkkipäivälahjan verotus määräytyy?
Työntekijän tavanomaisen merkkipäivän, kuten 50- tai 60-vuotispäivän, johdosta annettua lahjaa arvioidaan eri perusteilla kuin vähäistä joululahjaa. Merkkipäivälahjan on oltava tavanomainen ja kohtuullinen. Kohtuullisena enimmäisarvona pidetään yleensä työntekijän 1–2 viikon bruttopalkkaa vastaavaa määrää. Myös työnantajan vakiintunut lahjakäytäntö vaikuttaa arviointiin.
Merkkipäivälahjaksi annettu lahjakortti voi olla verovapaa, jos työnantaja on rajannut sen tietystä paikasta hankittavaan tuotteeseen tai palveluun. Kortin on oltava henkilökohtainen, eikä sitä saa voida vaihtaa rahaksi. Yleiskäyttöinen lahjakortti on veronalainen, vaikka se annettaisiin merkkipäivänä.
Milloin lahjakortti on työntekijälle veronalaista tuloa?
Vapaasti käytettävä tai rahaan rinnastuva lahjakortti on työntekijälle veronalaista tuloa. Myös työsuorituksesta palkkioksi annettu lahjakortti on veronalainen etu.
Veronalainen lahjakortti ilmoitetaan tulorekisteriin sen luonteen mukaisesti. Rahaan rinnastuva lahja ilmoitetaan tulolajilla Henkilöstölle annettu rahalahja (310). Työsuorituksesta palkkioksi annettu lahjakortti ilmoitetaan tulolajilla Muu luontoisetu (317). Koko henkilökunnalle kollektiivisesti annettuun muuhun veronalaiseen etuun voi soveltua tulolaji Muu henkilöstölle suunnattu veronalainen etu (315).
Miten asiakkaalle annetun lahjakortin verotus määräytyy?
Asiakkaalle annetun lahjan kohdalla on arvioitava, onko kyse mainoslahjasta vai edustuslahjasta. Lahjan tarkoitus ja jakotapa ratkaisevat sen verokohtelun.
Tavanomainen mainoslahja on yleensä vähäarvoinen lahja, joka annetaan samanlaisena useille vastaanottajille. Siihen on usein merkitty yrityksen nimi tai tunnus. Mainoslahjaa, jonka arvonlisäverollinen ostohinta on enintään 50 euroa, voidaan pitää tavanomaisena. Tavanomaiset mainoslahjat ovat yrityksen tuloverotuksessa vähennyskelpoisia.
Edustuslahja valitaan yksilöllisemmin tiettyä liikesuhteen osapuolta varten. Edustusmenoista 50 prosenttia on vähennyskelpoista tuloverotuksessa. Edustuskäyttöön liittyvän hankinnan arvonlisäveroa ei lähtökohtaisesti saa vähentää.
Asiakkaalle annettua lahjakorttia ei voi automaattisesti käsitellä mainoslahjana. Sen verokohtelu on arvioitava kortin käyttötarkoituksen, arvon ja jakotavan perusteella.
Miten lahjakortin arvonlisävero käsitellään?
Lahjakortin arvonlisäverokäsittely riippuu siitä, mitä kortilla voi ostaa. Jos lahjakorttiin liittyvän tuotteen tai palvelun myyntimaa ja verokanta ovat tiedossa jo kortin liikkeeseenlaskuhetkellä, kyse voi olla yksikäyttöarvosetelistä. Jos kortilla voi ostaa eri verokantojen alaisia tuotteita tai palveluja, kyse on yleensä monikäyttöarvosetelistä. Näiden arvonlisävero käsitellään eri vaiheissa.
Lahjakortin arvonlisäverokäsittely ja lahjan saajan tuloverotus ovat erillisiä kysymyksiä. Esimerkiksi korttiin liittyvä arvonlisäverokanta ei ratkaise sitä, onko työntekijän saama lahja verovapaa.
Mitä lahjakorteista kannattaa dokumentoida?
Lahjakorttien verokäsittelyä helpottaa, kun yritys kirjaa jo ennen niiden hankintaa, kenelle kortit annetaan ja miksi. Henkilöstön lahjoissa kannattaa dokumentoida lahjan arvo, lahjanantokäytäntö sekä kortin henkilökohtaisuus ja käyttörajaukset.
Asiakaslahjoista on hyvä säilyttää tiedot vastaanottajista, jakotavasta, arvosta ja liiketoiminnallisesta tarkoituksesta. Säilytä myös lahjakortin käyttöehdot. Niistä käy ilmi, mitä kortilla on voinut tosiasiassa hankkia.
Suunnittele yrityksen hankinnat hallitusti
Lahjojen verokohtelun lisäksi yrityksen kannattaa suunnitella hankintansa kassavirran mukaan. Jos tarvitset rahoitusta liiketoiminnan kehittämiseen tai muihin yrityksen menoihin, tutustu Yritysluoton rahoitusratkaisuihin ja pyydä yrityksellesi maksuton lainatarjous.