Yrittäjä voi saada korvauksen työajoista tai vähentää niistä aiheutuneita kuluja verotuksessa. Tapa riippuu yritysmuodosta ja siitä, kuuluuko käytetty auto yritykselle vai yrittäjän yksityistalouteen. Toiminimiyrittäjä ei voi maksaa itselleen verovapaata kilometrikorvausta, mutta osakeyhtiö ja henkilöyhtiö voivat tietyin ehdoin maksaa korvauksia yhtiössä työskentelevälle omistajalleen.
Tässä artikkelissa käymme läpi yritysmuotojen erot, korvaukseen oikeuttavat matkat sekä sen, miten ajot kannattaa dokumentoida.
Mitä kilometrikorvaus tarkoittaa yrittäjälle?
Kilometrikorvaus on korvaus työmatkalla oman tai hallinnassa olevan auton käytöstä. Verohallinto vahvistaa vuosittain verovapaan kilometrikorvauksen enimmäismäärän. Sen maksaminen verovapaasti edellyttää, että matka täyttää työmatkan ehdot ja siitä laaditaan asianmukainen matkalasku.
Kaikki työhön liittyvät ajot eivät ole verotuksessa samanlaisia. Matka kodista vakituiselle työpaikalle ei yleensä oikeuta verovapaaseen kilometrikorvaukseen. Sen sijaan tilapäinen matka esimerkiksi asiakkaan toimipaikkaan voi oikeuttaa korvaukseen. Ratkaisevaa on matkan tarkoitus ja se, millainen työntekemispaikka on kyseessä.
Voiko toiminimiyrittäjä maksaa itselleen kilometrikorvauksia?
Toiminimiyrittäjä ei voi maksaa itselleen verovapaata kilometrikorvausta, koska hän ja hänen yrityksensä eivät ole erillisiä oikeushenkilöitä. Elinkeinotoimintaan liittyvien ajojen kustannukset voidaan kuitenkin ottaa huomioon yrityksen verotuksessa.
Vähennystapa riippuu siitä, kuuluuko auto yrittäjän yksityistalouteen vai elinkeinotoimintaan:
- Yksityistalouteen kuuluva auto: Jos elinkeinotoiminnan ajoja on enintään puolet auton vuoden kokonaiskilometreistä, yrittäjä voi tehdä elinkeinotoiminnan veroilmoituksella autokulujen lisävähennyksen. Vähennyksen enimmäismäärä perustuu kyseisen verovuoden verovapaan kilometrikorvauksen määrään. Samoista ajoista kirjanpidossa jo vähennetyt kulut otetaan laskelmassa huomioon.
- Elinkeinotoimintaan kuuluva auto: Jos yli puolet vuoden ajokilometreistä on elinkeinotoiminnan ajoja, auto kuuluu lähtökohtaisesti elinkeinotoimintaan. Tällöin vähennetään autosta aiheutuneita todellisia kuluja. Yksityisajojen osuus kuluista ei ole elinkeinotoiminnan vähennyskelpoista menoa.
Auton käyttöä arvioidaan vuoden ajokilometrien perusteella. Siksi sekä elinkeinotoiminnan ajot että kokonaiskilometrit on tärkeää kirjata luotettavasti.
Voiko osakeyhtiön omistaja saada kilometrikorvauksia?
Osakeyhtiö voi maksaa siinä työskentelevälle omistajalle verovapaita kilometrikorvauksia yhtiön lukuun tehdyistä työmatkoista. Korvaus voi olla mahdollinen myös silloin, kun omistaja ei nosta yhtiöstä palkkaa. Verovapauden yleisten ehtojen on silti täytyttävä.
Kun omistaja tekee korvaukseen oikeuttavan työmatkan omalla tai hallinnassaan olevalla autolla, yhtiö voi maksaa korvausta Verohallinnon vahvistamaan enimmäismäärään asti verovapaasti. Matkasta on laadittava matkalasku, ja maksettu verovapaa kilometrikorvaus ilmoitetaan tulorekisteriin.
Yhtiön omistamalla autolla tai autoetuautolla tehtyihin matkoihin ei voi automaattisesti soveltaa oman auton kilometrikorvausta. Käsittelyyn vaikuttavat auton käyttöehdot ja se, kuka maksaa sen käyttökulut.
Voiko avoimen yhtiön tai kommandiittiyhtiön yhtiömies saada kilometrikorvauksia?
Myös avoin yhtiö tai kommandiittiyhtiö voi maksaa yhtiössä työskentelevälle yhtiömiehelle verovapaita matkakustannusten korvauksia yhtiön lukuun tehdyistä työmatkoista. Tämä voi olla mahdollista, vaikka yhtiömies ei nostaisi työstään palkkaa. Korvaus edellyttää asianmukaista selvitystä matkasta ja verovapauden yleisten ehtojen täyttymistä.
Jos yhtiö ei korvaa yhtiömiehen omalla autolla tehtyä yhtiön ajoa, yhtiömies voi tilanteesta riippuen vaatia matkasta aiheutuneita kustannuksia vähennettäväksi omassa verotuksessaan. Samaa kulua ei voi sekä saada verovapaana korvauksena että vähentää uudelleen.
Mitkä ajot oikeuttavat kilometrikorvaukseen tai vähennykseen?
Yritystoimintaan liittyviä ajoja voivat olla esimerkiksi matkat asiakkaan luo, tavarantoimittajan luo tai työhön liittyvään tilaisuuteen. Verokohteluun vaikuttaa myös se, onko kohde tilapäinen vai vakituinen työntekemispaikka.
Kodin ja vakituisen työpaikan välinen matka käsitellään erikseen. Toiminimiyrittäjän matka kotoa yrityksen pysyvään toimipaikkaan ei ole elinkeinotoiminnan ajoa, vaan mahdollinen matkakuluvähennys tehdään henkilökohtaisessa verotuksessa. Osakeyhtiö tai henkilöyhtiö ei puolestaan voi maksaa tavallisesta kodin ja vakituisen työpaikan välisestä matkasta verovapaata kilometrikorvausta.
Jos yrittäjä työskentelee kotona, pelkkä kotona sijaitseva työhuone ei ratkaise, miten kaikki sieltä alkavat matkat käsitellään. Matkan tarkoitus ja yrityksen muut toimipaikat on arvioitava tapauskohtaisesti.
Mitä ajopäiväkirjaan ja matkalaskuun merkitään?
Ajopäiväkirja auttaa erottamaan yrityksen ajot yksityisajoista. Merkitse yritystoimintaan liittyvistä ajoista:
- ajon alkamis- ja päättymisajankohta
- lähtöpaikka, määränpää ja tarvittaessa ajoreitti
- ajettu kilometrimäärä sekä matkamittarin lukemat
- matkan tarkoitus
- auton käyttäjä.
Kirjaa lisäksi auton koko vuoden ajokilometrit, jotta yritysajojen osuus voidaan laskea. Kun yhtiö maksaa kilometrikorvauksia, laadi korvausten perusteeksi matkalasku. Säilytä myös autokulujen tositteet silloin, kun vähennys perustuu toteutuneisiin kuluihin.
Ajot kannattaa merkitä heti matkan jälkeen. Näin matkan tarkoitus, reitti ja kilometrimäärä pysyvät tarkkoina, ja tietoja on helpompi käyttää kirjanpidossa sekä veroilmoituksella.
Suunnittele yrityksen menot ja kassavirta
Työajojen tarkka seuranta auttaa ennakoimaan yrityksen liikkumiskuluja. Jos suunnittelet samalla kalustohankintaa tai muuta liiketoiminnan kehittämiseen liittyvää menoa, tutustu Yritysluoton kertalainaan ja arvioi, sopiiko rahoitus yrityksesi tarpeeseen ja takaisinmaksukykyyn.