Arvonlisävero (ALV) on keskeinen osa yrityksen päivittäistä kirjanpitoa ja taloushallintoa, mutta sen käsittely voi herättää monia kysymyksiä. Miten erilaiset hankinnat, kuten tavaran ostot, edustuskulut ja työmatkat, vaikuttavat yrityksen ALV-vähennysoikeuteen? Entä millä perusteella ja milloin ALV tulee ilmoittaa ja maksaa?
Tässä 10 kohdan tietopaketissa sukellamme syvälle yrityksen ALV-vähennyksiin liittyviin sääntöihin ja käytäntöihin. Käymme läpi, miten voit strategisesti hyödyntää ALV-vähennyksiä yrityksesi eduksi, selvitämme yleisimpiä epäselvyyksiä ja annamme käytännön vinkkejä. Näiden avulla yrityksesi voi noudattaa lainsäädäntöä ja samalla maksimoida taloudellisia hyötyjä.
Tutustu artikkeliimme oppiaksesi tunnistamaan tilanteet joissa ALV-vähennys on mahdollinen sekä ymmärtämään miten eri kulut vaikuttavat yrityksesi verotukseen.
1. Edustuskulut kirjanpidossa
Edustuskulut ovat yritykselle aiheutuvia kustannuksia, jotka liittyvät asiakkaiden kanssa tehtävään yhteistyöhön. Edustamiseen liittyvät hankinnat voivat pitää sisällään esimerkiksi ruokaa ja juomaa. Edustusmenoista voidaan vähentää tuloverotuksessa 50 %, mutta arvonlisäveron vähennysoikeus ei edustushankinnoilla kuitenkaan ole.
Ostaessasi tavaroita tai palveluja, mieti voiko siihen sisältyvän arvonlisäveron vähentää kokonaisuudessaan vai onko se arvonlisäverotonta toimintaa.
Markkinointi vai Edustuskulu? Lue toinen artikkelimme aiheesta.
2. Yritysjuhlien kulut ovat vähennyskelpoisia
Yrityksen järjestämien juhlien kulut voit vähentää verotuksessa, mikäli tilaisuuden kustannukset sekä järjestämistiheys ovat kohtuullisia. Koko yritykselle järjestettävä 20-vuotisjuhla on eri asia, kuin jokaviikkoinen afterwork-tilaisuus.
Mikäli tilaisuuteen kutsutaan myös kumppaneita ja asiakkaita, voidaan silloin kulut laittaa vähennykseen edustuskuluina. Silloin ostojen kustannuksista voidaan vähentää 50% kirjanpidossa.
Yksinkertaisimmillaan voisit ajatella, että yritykselläsi on vuodessa 100 000 euroa verotettavaa tuloa. Olet käyttänyt 10 000 euroa edustuskuluihin, joten silloin yritykselläsi on enää 90 000 euroa verotettavaa tuloa sen vuoden verokaudella.
3. Koulutuskulut voidaan vähentää verotuksessa
Osakeyhtiössä työskentelevä omistajayrittäjä voi vähentää koulutukseen menevän kulun verotuksessa, kuten esimerkiksi liiton järjestämän koulutusristeilyn.
Yritys voi vähentää myös henkilökunnan koulutusmenot. Kannattaa silti muistaa, että toiminimiyrittäjän oman koulutuksen osalta voidaan vähentää vain täydennyskoulutukseen liittyviä menoja.
Muutama vuosi sitten voimaan astuneen lakimuutoksen myötä työnantajan kustantamasta työntekijän koulutuksesta ei muodostu veronalaista tuloa, mikäli se tapahtuu työnantajan intressissä. Varsinkin pienten yritysten ja suppean omistuspohjan yrityksissä voi syntyä tulkinnallisia tilanteita siitä, mikä on työnantajan intressissä tapahtuvaa koulutusta.
Työnantajan kannalta koulutuksen verokohtelu vaikuttaa siihen, että pidetäänkö etua veronalaisena palkkana, mistä tehdään ennakonpidätys ja työnantajan sairausvakuutusmaksut.
4. Toimistotarvikkeet kirjanpidossa
Työn tekemiseen tarkoitetun tuotteen tai palvelun hankinta ovat totta kai verovähennyskelpoista. Työn tekemiseen tarvittavat kynät, kirjekuoret, paperit, vihkot tai postimerkit ovat olennainen osa työn tekemistä.
Työntekijöille hankitut työpöydät, tietokoneet, työtuolit ja muut työn tekemiseen vaaditut laitteet ovat verovähennyskelpoisia. Johonkin raja kuitenkin täytyy vetää, joten pohdi tarkkaan onko laite tarkoitettu työhön vai johonkin muuhun.
Tavaroita ja palveluita hankkiessa voit aina turvautua kirjanpitäjäsi tietoon. He ovat käytössäsi sitä varten, että voit kysyä varmennuksen ALV-vähennyskelpoisuudesta. Jos olet itse sitä mieltä, että tarvitset tiettyjä asioita työn tekoon, voit vähentää arvonlisäveroa kirjanpidossa.
Tutustu toimistokalusteiden hankinta -artikkeliimme.
5. Markkinointi ja ALV-vähennys
Muun muassa markkinointi kuuluu ALV-vähennysten piiriin. Liiketoimintaa tukevat kulut ovat yleensä vähennyskelpoisia, kuten markkinointikulut, messuille osallistuminen tai urheiluseuralta ostettu mainostila.
Markkinoinnin määritelmä ei ole verottajan mielestä yksiselitteinen ja kannattaakin tarkistaa aina kirjanpitäjältäsi, mikä kulu on verovähennyksen alaista. Tottakai asiakkaillesi järjestettävä tapahtuma on markkinointia, mutta lasketaanko ALV-velvolliseksi asiakkaillesi hankitut alkoholijuomat?
Yleensä kulujen arvioinnissa otetaan huomioon se, miten suurelle joukolle kustannukset kohdistuvat. Mitä rajatummalle seurueelle kustannus tehdään, sitä todennäköisempää on, että puhutaan edustuskulusta markkinoinnin sijaan.
6. Matkakulujen vähentäminen verotuksessa
Työmatkakulut ovat oikeutettuja ALV-vähennyksen piiriin, mikäli ne tehdään varsinaisen työpaikan ulkopuolella sijaitsevalle työntekemispaikalle. Käytännössä se voisi tarkoittaa vierailua asiakkaan luokse joko omalla autolla tai julkisella kulkuneuvolla, kuten junalla.
Osakeyhtiön omistajayrittäjänä voit maksaa itsellesi verovapaita kilometrikorvauksia tai verovapaita päivärahoja työmatkoista. Kilometrikorvaus vuonna 2024 on 0,57€ kilometriltä ja päiväraha on 51€ yli 10h päivistä ja 6-10h päivältä 24€.
Esimerkki Verohallinnon sivuilta
Vuonna 2023 verovapaa kotimaan kokopäiväraha on ollut 48 euroa ja osapäiväraha 22 euroa.
Verovuonna 2023 liikkeenharjoittaja on ollut 15 päivää työmatkalla, joista jokainen on kestänyt yli 10 tuntia. Hänellä on ollut 10 päivää työmatkoja, joista jokainen on kestänyt yli 6 tuntia, mutta alle 10 tuntia. Lisääntyneitä elantokustannuksia ei ole vähennetty kirjanpidossa, joten liikkeenharjoittaja voi vähentää vuoden 2023 verotuksessa tämän summan. 15 x 48€ + 10 x 22€ = 940€.
7. Säilytä kuitit
Tavaran tai palvelun hintaan on merkittynä tietyn suuruinen vero, joka näkyy kuitissasi. Kun tavara tai palvelu on ostettu, niin siitä pitää pyytää aina kuitti, jonka voi toimittaa kirjanpitoon ja saa ALV-vähennyksen oikein. Mikäli yritys ei kuulu ALV rekisteriin, ei silloin sen tarjoamista palveluista tai myymistä tavaroista makseta veroa.
Tilikauden liikevaihto voi muuttua merkittävästi, mikäli ostelet paljon tuotteita käteisellä, etkä muista ottaa kuittia kirjanpitoon. Kirjanpidossa ei saa myöskään vähentää kulua omilla kuiteilla, joten olethan tarkkana, kun teet ostoja yrityksellesi.
Mikäli ongelmia nousee jatkuvasti tilikauden aikana kadonneista kuiteista ja selvittelyistä, voi kirjanpidon kustannukset nousta nopeasti korkealle sen vuoksi. Kirjanpitäjä ei ota huomioon muuta, kuin itse käyttämänsä ajan ja joidenkin kirjanpitäjien tuntihinnat voivat olla korkeita.
8. Vähennyskelvottomat kulut
Arvonlisäveron vähennysoikeus ei kosketa kaikkea mahdollista firman tililtä lähtevää rahaa ja hankintoja. Lähtökohtaisesti voisit ajatella, että jos hankinta kuuluu liiketoimintasi kehittämiseen ja sen piiriin, niin silloin sen voi vähentää verotuksessa.
Voisit esimerkiksi ajatella, että yritys voi maksaa sähkölaskun, jos teet töitä kotoa käsin. Tämä ei ole perusteltavaa, sillä jokainen kotona käytetty sähköwatti ei ole työntekoon tarkoitettu. Asuntoetu on asia erikseen ja siitä kannattaa varmistaa kirjanpitäjältäsi tarkempaa tietoa.
Vähennyskelvottomia kuluja ovat tämän lisäksi sakot ja rangaistusmaksut, pysäköintisakot, verottavan viivästyskulut tai muuten vaan kulut, jotka eivät liity tulonhankintaan tai sen säilyttämiseen.
Joissain kohdissa voi raja olla häilyvää, mitä yrityksen verotukseen saa laittaa. Kirjanpitäjät törmäävät välillä outoihin ostoihin, joita yritetään laittaa yrityksen ostoihin.
Käynti parturissa ei esimerkiksi ole verovähennyskelpoinen kulu, vaikka edustava ulkonäkö olisikin edellytyksenä menestyvälle liiketoiminnalle.
9. Lounasedun verotus
Lounasetu on yksi luontoisedusta, joka vaikuttaa sekä työntekijän ja työantajan verotukseen. Lounasetu voidaan tarjota kahdella tavalla. Tässä esimerkki lounasedusta, joka maksetaan palkan päälle tai osana palkkaa:
Esimerkki 1. Lounasetu palkan päälle
- Ravintoetu 200 € kuukaudessa
- Veronalainen osuus lisättynä työntekijän palkkaan 75 % x 200 € = 150 €
- Työnantajan sivukulut veronalaisesta osuudesta 150 € x 23,5 % = 35,25 €
- Verovähennyskelpoiset kulut kuukausittain 200 € + 35,25 € = 235,25 €
Esimerkki 2. Lounasetu palkan osana
- Ravintoetu 200 € kuukaudessa
- Nettokustannus työnantajalle 200 € x 25 % = 50 €
- Palkan sivukulut 0 €
- Verovähennyskelpoiset kulut kuukausittain 50 €
Tutustu tästä linkistä kattavampaan artikkeliimme lounasedusta.
10. Rahoituskulut kirjanpidossa
Jos yrittäjä tekee erilaisia hankintoja osamaksulla, luottokortilla tai yritysrahoituksella, on näiden korko- ja rahoituskulut ALV-vähennyksen alla. Verojen laiminlyönnistä johtuvat ylimääräiset maksut eivät ole ALV-vähennyskelpoisia.
Yritys ottaa esimerkiksi 100 000 euroa lainaa, jossa on 5% korkokustannus vuosittain. Yritys saa vähentää kirjanpidossa tällöin ensimmäisen vuoden korkokustannuksistaan 5 000 euroa kirjanpidossa. Toki muitakin kuluja voi olla, mutta tämä on vain karkea arvio rahoituskuluista.