Onko asiakastapaaminen markkinointi- vai edustuskulu? Saako firman virkistystilaisuuteen tehdä mitä tahansa hankintoja ja ostot vähentää verotuksessa? Entä onko lounas yhtiökumppaneiden kesken edustamista?
Lue lisää mitä tulee ottaa huomioon verotuksessa, kun kyseessä on markkinointi- tai edustuskulut.
1. Mieti hyötyjä verotuksessa
Tilaisuuden luonne määrittelee sen saako kuluja vähentää markkinointikuluina vai edustustilaisuutena. Lähtökohtaisesti markkinointikulut osoitetaan laajemmalle yleisölle ja edustuskulut pienemmälle.
Edustuskulut eivät ole yrityksen verotuksessa vähennyskelpoisia hankintoja. Kuitenkin yrityksen tuloverotuksessa, eli kun yritys tekee voittoa, voidaan edustuskuluista vähentää 50 %.
Mikäli tapahtuman kulut kohdistuvat yrityksen ulkopuolisiin henkilöihin tai uusien liikesuhteiden luomiseen, voidaan tapahtumaa pitää edustustilaisuutena. Pelkästään henkilöstölle järjestettävä tapahtuma ja sen kulut ovat taas kokonaan vähennyskelpoisia.
Pieni muutos, iso vaikutus
Mieti tarkkaan tapahtumaa järjestäessäsi, onko rahallisesti järkevää muuttaa tilaisuuden luonne edustustilaisuudeksi vai järjestää se esimerkiksi vain firman työntekijöille. Kun tapahtumaan ei osallistu yrityksen ulkopuolisia henkilöitä, voit säästää ison siivun veroissa.
2. Alkoholin tarjoilu
Henkilökunnan virkistysmenoihin tarkoitetut kulut ovat verovähennyskelpoisia. Tällaisia kuluja voivat olla esimerkiksi yrityksen pikkujoulut tai vuosijuhlat. Tapahtuman tulee olla kaikille työntekijöille mahdollinen ja sen tulee tapahtua työnantajan aloitteesta sekä työnantajan määräämänä ajankohtana. Myös alkoholi jota tarjoillaan työntekijöille virkistystapahtumissa voidaan vähentää arvonlisäverotuksessa. Mikäli yksikin ulkopuolinen henkilö kutsutaan tapahtumaan, eivät kulut silloin ole vähennyskelpoisia.
Virkistysmenot työntekijöille
Tilaisuuden luonne määrittää, onko kyseessä virkistysmeno työntekijöille vai edustustilaisuus. Työntekijöille järjestetyssä tapahtumassa kaikki hankinnat saadaan vähentää verotuksessa, myös alkoholin arvonlisävero.
Vähennä edustuskulut yrityksen tuloverotuksessa
Mikäli tarjoat alkoholia asiakastapaamisessa illallisen yhteydessä, kirjaa nämä menot edustuskuluihin. Edustuskulujen arvosta saa vähentää 50 % yrityksen tuloverotuksessa.
3. Markkinointitilaisuuden ja edustustilaisuuden ero
Kirjanpidollisesti markkinointitilaisuuden ja edustustilaisuuden ero riippuu yleisön koosta. Mitä pienemmälle yleisölle tilaisuus on kohdistettu, sitä todennäköisemmin se lasketaan edustuskuluksi ja hankinnat ei silloin ole vähennyskelpoisia arvonlisäverotuksessa.
Markkinointitilaisuus
- Kaikille avoin tilaisuus, esimerkiksi messut
- Vähäinen tarjoilu
- Täysin vähennyskelpoisia tuloverotuksessa sekä arvonlisäverotuksessa
- Tuotteiden ja palveluiden esittelyä
Edustustilaisuus
- Rajattu tilaisuus kutsutuille henkilöille
- Uusien tuotteiden esittelyä, verkostoitumista tai muuta ohjelmaa
- 50 % vähennyskelpoinen tuloverotuksessa ja täysin vähennyskelvoton arvonlisäverotuksessa
4. Älä ole liian varovainen vähennysten tekemisessä
Vähennyskelpoisia ostoja tulkittaessa edustukseen ja siihen liittyviin asioihin voi olla liian varovaista, varsinkin alkoholiostoja ajatellessa. Vähennyskelpoisia kuluja merkataan turhan usein vähennyskelvottomiksi, vaikka tosiasiassa edellytykset vähennyksiin olisivat olemassa.
Kyseessä voi olla esimerkiksi kadonnut tai epäselvä kuitti, jonka voisi korjata omalla kirjallisella selvityksellä ja sitä kautta saada verohyödyt arvonlisäverosta. Kirjanpitäjäsi on usein puolellasi, joten kannattaa kysyä aina häneltä neuvoa.
Kysy kirjanpitäjältä
Aina jos olet epävarma verotuksellisista asioista, kysy kirjanpitäjältäsi ovatko hankintasi verovähennyskelpoisia. Yleensä ihmiset ovat liian varovaisia veroasioissa ja jättävät asioita kirjaamatta, samalla menettäen satojen tai tuhansien eurojen verohyödyt. Edustuskulut ovat tärkeä osa liiketoimintaa ja niillä on merkittävä rooli liiketoiminnan kasvattamisessa ja edistämisessä.
Yleensä jotain vähennettävää on
Hyvin harvoin tullaan tilanteeseen, missä ei kulujen osalta saataisi vähentää mitään kirjanpidossa. Voi olla, että edustuskulujen osalta et saa vähentää hankintojen arvonlisäveroa, mutta tuloverotuksessa saat vähentää niiden kulut. Edustuskulujen kanssa ollaan yleensä varovaisia, mutta niitä kannattaa aina kohdella samalla tavalla kuin muitakin kuluja. Kerro mitä kulu sisältää ja toimita tosite kirjanpitoon.