Kilometrikorvaukset ovat yksi yrittäjän tyypillisistä verotukseen liittyvistä kysymyksistä. Monelle yrittäjälle oman auton käyttäminen työajoihin on arkipäivää, mutta korvausten hakemiseen liittyy monia sääntöjä ja yksityiskohtia, jotka riippuvat yritysmuodosta ja tilanteesta. Tässä artikkelissa selvitämme, voiko yrittäjä saada kilometrikorvauksia, miten eri yritysmuodot vaikuttavat korvauksiin ja mitä sinun kannattaa huomioida matkakulujen kirjaamisessa ja verotuksessa. Saat myös käytännön vinkkejä matkakulujen tehokkaaseen hallintaan.
Mitä kilometrikorvaukset tarkoittavat yrittäjälle?
Kilometrikorvaus on työmatkoista maksettava korvaus, kun työntekijä tai yrittäjä käyttää omaa autoaan työhön liittyviin ajoihin. Työntekijöille kilometrikorvaukset ovat verovapaata tuloa tiettyyn rajaan asti, mutta yrittäjillä tilanne on monimutkaisempi.
Yrittäjänä sinun on erotettava yksityisajot ja työajot selkeästi toisistaan. Kilometrikorvausten perusperiaate on korvata nimenomaan työajoista aiheutuneet kustannukset. Verohallinto määrittelee vuosittain kilometrikorvausten enimmäismäärät, joita voidaan soveltaa eri tilanteissa.
Toisin kuin palkansaajilla, yrittäjällä kilometrikorvausten käsittely riippuu voimakkaasti yritysmuodosta. Keskeisin ero palkansaajaan verrattuna on, että yrittäjä ei voi maksaa itselleen verovapaita kilometrikorvauksia samalla tavalla kuin työnantaja maksaa työntekijälle. Poikkeuksena tähän on osakeyhtiö, jossa omistaja työskentelee työntekijän asemassa.
Työmatkoiksi lasketaan matkat, jotka tehdään varsinaisen työpaikan ulkopuolelle asiakkaiden luokse, koulutuksiin tai muihin työhön liittyviin kohteisiin. Huomaa, että matkat kodin ja vakituisen työpaikan välillä eivät ole työajoja vaan työmatkoja, joita käsitellään verotuksessa eri tavalla.
Miten eri yritysmuodot vaikuttavat kilometrikorvauksiin?
Yritysmuoto määrittää pitkälti sen, miten voit käsitellä kilometrikorvauksia. Käydään läpi keskeiset erot eri yritysmuotojen välillä.
Toiminimi ja henkilöyhtiöt
Toiminimellä toimivalle yrittäjälle tai henkilöyhtiön (avoin yhtiö tai kommandiittiyhtiö) yhtiömiehelle ei voi maksaa verovapaita kilometrikorvauksia. Tämä johtuu siitä, että toiminimellä toimiva yrittäjä ei ole työsuhteessa yritykseensä vaan toimii itse elinkeinonharjoittajana.
Sen sijaan voit vähentää auton käytöstä aiheutuvat kulut elinkeinotoiminnan menoina kirjanpidossa. Tähän on kaksi vaihtoehtoa:
- Todelliset kulut: Voit vähentää kaikki autosta aiheutuneet todelliset kulut (polttoaine, huollot, vakuutukset jne.) siinä suhteessa kuin autoa käytetään elinkeinotoiminnassa.
- Kilometripohjainen vähennys: Voit käyttää Verohallinnon vahvistamaa kilometrikohtaista vähennystä ja kertoa sen elinkeinotoimintaan liittyvillä ajokilometreillä.
Molemmissa tapauksissa sinun täytyy pitää ajopäiväkirjaa, josta selviää työajojen osuus kaikista ajoista.
Osakeyhtiö
Osakeyhtiössä tilanne on erilainen. Jos työskentelet omistamassasi osakeyhtiössä, olet yhtiöön nähden työsuhteessa ja yhtiö voi maksaa sinulle verovapaita kilometrikorvauksia samoin perustein kuin muillekin työntekijöille.
Osakeyhtiön maksamat kilometrikorvaukset ovat sinulle verovapaata tuloa Verohallinnon vuosittain vahvistamiin enimmäismääriin asti. Vuonna 2023 verovapaa enimmäismäärä on 53 senttiä kilometriltä.
Verovapaiden kilometrikorvausten saamisen edellytyksenä on:
- Kyseessä on työmatka (ei kodin ja vakituisen työpaikan välinen matka)
- Käytät omaa autoasi (ei yhtiön omistamaa)
- Pidät asianmukaista ajopäiväkirjaa
- Korvaus ei ylitä Verohallinnon vahvistamia enimmäismääriä
Kilometrikorvausten verotus ja kirjanpito
Kilometrikorvausten verokäsittely vaihtelee siis yritysmuodon mukaan. Asianmukainen kirjanpito ja dokumentointi ovat kuitenkin kaikissa tapauksissa välttämättömiä.
Ajopäiväkirja on tärkein dokumentti matkakulujen todentamiseen. Siitä tulee käydä ilmi:
- Matkan alkamis- ja päättymisajankohta
- Matkan alkamis- ja päättymispaikka sekä tarvittaessa reitti
- Matkamittarin lukema alussa ja lopussa tai matkan pituus
- Matkan tarkoitus
- Auton käyttäjä
Toiminimellä ja henkilöyhtiöissä auton kulut kirjataan elinkeinotoiminnan kuluiksi siltä osin kuin autoa käytetään liiketoiminnassa. Jos käytät autoa sekä yksityisajoihin että työajoihin, vain työajojen osuus on vähennyskelpoinen.
Osakeyhtiössä työntekijälle maksetut kilometrikorvaukset ovat yhtiölle vähennyskelpoisia kuluja. Ne kirjataan palkkakulujen yhteyteen, vaikka ne eivät olekaan työntekijälle veronalaista tuloa.
Verotarkastuksessa ajopäiväkirja on usein ensimmäisiä tarkastettavia dokumentteja, jos kilometrikorvauksia tai auton kuluja on vähennetty. Puutteellinen dokumentaatio voi johtaa vähennysten hylkäämiseen jälkikäteen.
Milloin yrittäjä voi hakea kilometrikorvauksia?
Yrittäjä voi hakea tai vähentää kilometrikorvauksia vain työmatkoista, ei yksityisajoista. Seuraavassa esimerkkejä korvattavista työmatkoista:
- Matkat asiakkaiden luokse
- Matkat työhön liittyviin koulutuksiin tai seminaareihin
- Matkat tavarantoimittajien luokse
- Matkat tilapäisiin työntekopaikkoihin
- Matkat esimerkiksi messuille, jos osallistuminen liittyy työhön
Korvauskelpoisia eivät ole esimerkiksi seuraavat matkat:
- Kodin ja vakituisen työpaikan väliset matkat
- Vapaa-ajan matkat, vaikka niiden aikana poikkeaisit työasioissa
- Matkat, jotka eivät liity suoraan liiketoimintaan
Erityisesti toiminimellä toimivien yrittäjien kannattaa huomioida, että koti ei yleensä ole verotuksessa hyväksyttävä varsinainen toimipaikka, vaikka työhuone olisikin kotona. Jos työskentelet pääasiassa kotona, matkasi asiakkaan luokse voidaan katsoa työmatkoiksi. Jos sinulla on toimisto muualla, matkat kodin ja toimiston välillä ovat työmatkoja, eivät työajoja.
Vinkkejä kilometrikorvausten tehokkaaseen hallintaan
Matkakulujen hallinta vaatii tarkkuutta, mutta hyvällä suunnittelulla voit säästää sekä aikaa että rahaa.
Ota käyttöön digitaalinen ajopäiväkirja. Nykyään on saatavilla useita mobiilisovelluksia, jotka helpottavat ajopäiväkirjan pitämistä. Sovellukset voivat automaattisesti tallentaa matkan alku- ja loppupisteen, pituuden ja jopa ehdottaa matkan tarkoitusta aiempien matkojen perusteella.
Harkitse seuraavia käytäntöjä matkakulujen hallintaan:
- Pidä ajopäiväkirjaa reaaliaikaisesti. Jälkikäteen kirjaaminen on työläätä ja altista virheille.
- Säilytä kaikki kuitit polttoaineista, huolloista ja muista auton kuluista.
- Jos käytät autoa sekä yksityis- että työajoihin, laske säännöllisesti työajojen osuus kokonaiskilometreistä.
- Tarkista vuosittain Verohallinnon vahvistamat kilometrikorvausten ja vähennysten määrät.
- Suunnittele työmatkat tehokkaasti, jotta voit yhdistää useita käyntejä samalle reitille.
Sähköiset taloushallinnon järjestelmät helpottavat matkalaskujen käsittelyä. Monet järjestelmät voidaan integroida ajopäiväkirjasovelluksiin, jolloin tiedot siirtyvät automaattisesti kirjanpitoon.
Jos olet epävarma, miten kilometrikorvaukset kannattaa käsitellä juuri sinun yrityksessäsi, konsultoi kirjanpitäjää tai veroneuvojaa. Oikein toteutettu matkakulujen hallinta varmistaa, että saat kaikki sinulle kuuluvat vähennykset, mutta vältyt myös mahdollisilta jälkiseuraamuksilta verotarkastuksessa.
Yritysluotto.fi tarjoaa rahoitusratkaisuja, jotka auttavat yrittäjiä keskittymään liiketoimintansa pyörittämiseen. Kun rahaliikenne on kunnossa, voit keskittyä olennaiseen – myös matkakulujen tehokkaaseen hallintaan.