Toimistokalusteiden hankinta voi tulla eteen tiimin laajentuessa tai uuteen toimistoon siirryttäessä. Myös etätyöpisteitä on hybridityön takia tänä päivänä enemmän kuin koskaan, mikä vaatii toimistokalusteita myös kotiin.
Kannattaako toimistokalusteet ostaa, vuokrata vai miten ne kannattaa hankkia? Käytetyt kalusteet ovat edullisempia, mutta ne hajoavat nopeammin. Uudet kalusteet taas kalliimpia, mutta ne kestävät pidempään.
Kaikki mitä olet miettinyt toimistokalusteiden hankinnan osalta löytyy tästä artikkelista. Lue lisää!
Muistilista tärkeimmistä toimistokalusteista ja tarvikkeista
Toimistokalusteet ovat tärkeä osa työn tekemistä, mutta lisää myös työpaikan viihtyvyyttä. Työntekijät eivät ole robotteja, joten pelkkä työpöytä ja kiinteä tuoli ei riitä. Toimistossa pitää olla myös mukavaa viettää aikaa tauoilla, jotta työssä jaksaa paremmin.
Toimistokalusteiden tarve riippuu toki yrityksen toimialasta, mutta lähtökohtaisesti toimistotyössä työ tehdään tietokoneella ja toimistotyöntekijä saattaa viettää tietokoneella useita tunteja putkeen. Tämän vuoksi työergonomiaan tulee panostaa.
Työntekijöiltä on myös hyvä kysyä etukäteen, minkälaisia tarvikkeita juuri he tarvitsevat työpaikalla viihtymiseen. Toiselle satulatuoli on mukavampi kuin perinteinen toimistotuoli.
Välttämättömät tarvikkeet ja kalusteet
Välttämättömillä tarvikkeilla ja kalusteilla tarkoitetaan työn tekemiseen tarkoitettuja kalusteita ja tarvikkeita. Ilman näitä kalusteita ei työtä voi tehdä tai se on hyvin tehotonta.
Toimistokalusteiden lisäksi voidaan puhua esimerkiksi tietotekniikan hankinnasta. Työpöydän ja tuolin lisäksi hiiri, näppäimistö, ulkoinen näyttö ja tietokone ovat usein välttämättömiä työn onnistumiselle.
- Välttämättömiä työhuoneen tarvikkeita:
- Työpöytä: nykyään sähkötoiminen, jotta voi seistä
- Työtuoli: huomioi materiaali sekä eri istumakorkeudet ja asennot.
- Tietokone: vähintään työn tekemiseen vaadittavat toiminnallisuudet.
Töissä viihtyminen
Töissä viihtyminen on tärkeä osa työyhteisön rakentamista, sillä monelle henkilölle ei riitä pelkästään työn tekeminen. Varsinkin luovilla aloilla olevat ihmiset tarvitsevat hieman enemmän mukavuutta työolosuhteisiin ja niitä saa onneksi helposti hankittua.
Työn mukavuutta voi lisätä esimerkiksi kahvikone perinteisen kahvinkeittimen sijaan. Joillain uusilla start-upeilla voi olla esimerkiksi pöytäjalkapallo, pinball-kone, pingispöytä, biljardipöytä, pelikonsoli tai monia muita erilaisia työn mukavuutta lisääviä asioita.
- Töissä viihtymiseen liittyviä mukavuuksia:
- Kahvinkeitin: huomioi työntekijöiden määrä ja vieraat, tarvitaanko isompi keitin kokouksiin?
- Sohva: kahvitauko voi olla mukavampaa viettää taukotilan sohvalla.
Huomioi myös muut toimistotilat
Vietättekö aikaa palavereissa? Nykyään toimistohuoneet ovat avoimia ja jaettuja, joten kokouksien pitämiseen tarvitaan vetäytymis- tai neuvottelutilat, joissa voidaan ottaa puheluita tai pitää neuvotteluja.
Mikäli toimistolla käy asiakkaita, ota tämä huomioon neuvottelutilojen suunnittelussa tai erillisen asiakaspalvelupisteen rakentamisessa.
- Muut toimistotilat:
- Neuvotteluhuoneen tarvikkeet: miten etäkokoukset saadaan toimimaan toimistossa?
- Asiakaspalvelupiste: käykö toimistolla asiakkaita? Huomioi hyvä asiakaskokemus ja joissakin tapauksissa työntekijöiden turvallisuus. Ota tarvittaessa huomioon esteettömyys.
Toimistokalusteiden hankinta etätyöhön
Nykypäivänä tehdään paljon etä- ja hybridityötä. Tämä johtaa siihen, että toimistokalusteiden hankinta etätyöntekijöille tulee ajankohtaiseksi myös työnantajalle. Työntekijöille voi antaa vapaat kädet hankkia itse toimistokalusteita tai voitte sopia, että toimitatte valitsemanne kalusteet työntekijälle kotiin. Mikä olisikaan houkuttelevampi työnantaja kuin se, joka tarjoaa työntekijöille hyvät etätyöpisteet myös kotiin?
Joillain työntekijöillä saattaa olla jo omat työntekemiseen tarkoitetut välineet kotona ja silloin säästätte tämän työntekijän osalta. Kannattaa kuitenkin selvittää onko työntekijän työvälineet tarpeeksi ergonomiset, sillä halvat ja käytetyt tuotteet ovat kalliimpien tuotteiden kanssa vertailtuna huonompia.
Kannattaako toimistokalusteet kotiin ostaa yrityksen puolesta vai yksityishenkilönä?
Työnantajalla ei sinänsä ole velvollisuutta tarjota toimistokalusteita työntekijöiden kotiin, mutta usein tämä on vain hyvä asia työn tehokkuuden ja töissä viihtymisen kannalta. Mikäli työntekijällä ei ole valmista työpistettä kotona, voit tarjota rahan kotityöpisteen rakentamiseen tai toimittaa kalusteet suoraan työntekijälle.
Toki kannattaa huomioida se, että työntekijä saa etätyöstä rahallisia verohyötyjä. Työntekijä voi tehdä verotuksessa vuosittain 920 euron arvoisen kaavamaisen työhuonevähennyksen mikäli hän tekee etätyötä yli 50 % ajasta. Työhuonevähennys kattaa esimerkiksi kalusteiden hankinnan. Vähennys voidaan tehdä myös todellisten kulujen mukaan, mikäli summa on 920 euroa suurempi.
Uudet vai kierrätetyt toimistokalusteet?
Toimistokalusteet on hyvä kierrättää varsinkin jos tiedät niiden laadun olevan hyvä ja voit helposti toimittaa varastostasi työntekijälle laadukkaat tuotteet. Jos työntekijät ovat kaikki kotona ja sinulla on toimisto tyhjänä, niin silloin kannattaa harkita kalusteiden kuljetusta.
Käytettyjen kalusteiden ostaminen myyjältä voi käydä kalliiksi, jos esimerkiksi sähköpöydän moottori on rikki. Käytetyt tuotteet eivät yleensä pidä sisällään kovin pitkää takuuta, joten joudut sitten ostamaan uudet kalusteet saman tien rikkoutuneiden kalusteiden tilalle.
Toimistokalusteiden vuokraus
Nykypäivänä voi myös vuokrata toimistokalusteita, mikä tulee varsinkin lyhyemmän aikavälin tarpeella käteväksi. Voit vuokrata tiettyjä kalusteita lyhytaikaiseen käyttöön ja tiedät että niistä voi luopua kätevästi jos tarve muuttuu nopeasti.
Tuotteet voidaan toimittaa nopeasti ja saat toimiston tai pop-up pisteen kätevästi pystyyn. Pidemmällä aikavälillä tulet maksamaan toisaalta enemmän, jos meinaat pelkästään vuokrata toimistokalusteet.
Vuokraamisen hyötyjä
Vuokratut toimistokalusteet voidaan yleensä toimittaa nopeasti varastosta ja saat nopeasti työpisteen toimintaan. Yritys voi vuokrata esimerkiksi etätyöpisteisiin lyhyempään aikaväliin tarkoitetut toimistokalusteet työntekijöiden koteihin.
Vuokraamisen haittoja
Toimistotarvikkeiden vuokraaminen tulee pidemmässä aikavälissä kalliiksi. Kalusteet ovat yleensä käytettyjä ja kalusteita on kallista kuljetella toimipisteellesi. Voit saada lyhyeen käyttöön toimivat tuotteet, mutta jos käytät toimistoa muutamaa kuukautta pidempään, niin omistaminen on järkevämpi vaihtoehto.
Toimistokalusteiden ostaminen
Toimistokalusteet on kätevä ja järkevä ostaa suoraan yritykselle. Saat paitsi verohyödyt, mutta toimistokalusteiden arvo voidaan kirjanpidossa jyvittää monen vuoden ajalle, jolloin hyödyt siitä entistä enemmän.
Ostaessasi kalusteet myös omistat ne. Voit myydä kalusteet tarvittaessa eteenpäin ja saada rahaa takaisin. Käytetyt kalusteet ovat oikein mainio tapa saada entistä edullisemmalla hinnalla kalusteet toimistoon. Käytettyjä kalusteita hankkiessa pitää muistaa toisaalta se, ettei niissä ole takuuta.
Omistamisen hyötyjä
- Hyöty kirjanpidossa, koska kalusteet ovat pitkäikäisiä, joten niiden arvo voidaan poistaa kirjanpidossa monen vuoden ajalle.
- Pitkässä juoksussa edullisempaa, koska edullinen työpiste voi maksaa esimerkiksi 500 euroa ja vuokratessa sama työpiste on kalliimpi alle vuoden ajalta.
- Voit valita mitä haluat etkä ole sidottuna tiettyyn valikoimaan vuokratuotteiden yrityksillä olevista vaihtoehdoista.
- Omia käyttämättömiä kalusteita voidaan vuokrata eteenpäin ja tehdä niillä tuottoa lisää!
Omistamisen haittoja
- Rikkinäiset kalusteet tulee korjata itse tai korvata uusilla.
- Isompi investointi yhdellä kertaa, joten tuotteiden hankinta hankalampaa ilman alkupääomaa.
- Pitää hankkia kalusteille vakuutukset.
Toimistokalusteet voidaan ostaa ja rahoittaa yrityslainan turvin
Toimistokalusteiden ja muiden toimistolle tärkeiden tuotteiden rahoitus onnistuu kätevästi yrityslainan turvin. Ei hätää, jos sinulla ei ole tarvittua alkupääomaa kalusteille, sillä me rahoitamme sen summan. Myös lainasummaa varten ei tarvita vakuuksia, sillä myönnämme vakuudetonta yritysluottoa.
Tuotteet voidaan omalla rahalla hankkia siis mistä tahansa liikkeestä tai paikasta. Voit etsiä käytettyjä tuotteita tai uusia. Käytetyt tuotteet ovat yleensä edullisempia, mutta ne eivät sisällä takuuta, joten jos esimerkiksi sähköpöydän moottori hajoaa, joudut ostamaan silloin uuden tai viemään tuotteet korjattavaksi.
Yritysluotto Flex sopii toimistokalusteisiin ja muihin hankintoihin
Yritysluotto Flex on kuin yrityksen luottokortti. Sinulle myönnetään 2 000 – 20 000 euroa vakuudetonta luottoa, jota voit nostaa tarpeen vaatiessa käyttöösi. Maksat korkoa vain nostetusta lainasta ja saat sitä käyttöön lisää saman verran, kuin mitä olet lyhentänyt luottolaskuasi.
Osta toimistokalusteet mistä tahansa liikkeestä
Osta toimistokalusteet omalla rahalla mistä tahansa liikkeestä tai myyjältä. Et ole sidottuna yhden liikkeen tarjoamiin kalusteisiin ja voit valita eri liikkeiden väliltä eri tuotteet. Jos jossain on parempi penkki, voit hakea sen sieltä.
Mahdollisuus valita käytetyt tai uudenkarheat kalusteet
Valitse käytettyjä tuotteita tai uusien tuotteiden väliltä. Käytetyt tuotteet eivät pidä sisällään takuuta ja käytettyjä tuotteita ei välttämättä löydy jokaista tarvitsemaasi mallia, kun taas uusia tuotteita löytyy mitä tahansa. Uudet kalusteet toimivat myös ehjinä huomattavasti pidempään, kuin käytetyt.
Limiittiä voidaan käyttää myös muihin tarpeisiin
Yrityslimiitti on käytössä myös moneen muuhun tarkoitukseen. Voit rahoittaa yrityksen hankintoja suuria asiakasprojekteja varten tai esimerkiksi pahan päivän varalle työntekijöiden palkkojen maksuun.