Ajanhallinnan haasteet ovat tuttuja varmasti lähes kaikille yrittäjille. Miten mahduttaa päivään kaikki hallinnolliset, operatiiviset ja strategiset tehtävät? Unohtamatta äkillisiä niin sanottuja ad hoc -tehtäviä. Työn ja yrityksen pyörittämisen lisäksi aikaa pitäisi jäädä myös muun muassa perheelle, harrastuksille ja levolle.
Kokosimme ajanhallinnan vinkkejä yrittäjän arkeen. Toivottavasti saat niistä käytännön keinoja helpottamaan arjen pyöritystä. Tärkeää on löytää ne keinot ja vinkit, jotka sopivat juuri sinun yrityksellesi ja omalle tavallesi tehdä työtä.
Priorisoi asiat ja tehtävät
Tunnista ja arvota eri tehtävät ja työn osa-alueet. Mitkä asiat täytyy tehdä saman tien? Entä mitkä työt voivat odottaa vaikkapa seuraavaan päivään, ensi viikolle tai jopa myöhempään ajankohtaan? Ajanhallinta täytyy saada kuntoon oman terveyden ja työn tehokkuuden parantamiseksi.
Hoida korkean prioriteetin asiat viipymättä, sillä usein juuri tekemättömät työt vaivaavat mieltä ja aiheuttavat eniten stressiä. Älä toisaalta tunne huonoa omaatuntoa, mikäli siirrät ei niin kiireellisiä tehtäviä myöhempään ajankohtaan. Ne hoituvat sitten aikanaan.
On tärkeää myös miettiä esimerkiksi kuinka paljon aikaa ja energiaa eri työtehtäviin kannattaa käyttää. Jotkut työt, kuten esimerkiksi asiakaspalvelu tai taloushallinto täytyy hoitaa pieteetillä ja täydellä tarkkuudella.
Jossain voit ottaa taas hieman kevyemmin ja suorittaa ne vain rutiinilla alta pois. Sellaiset kohdat ja työtehtävät on vain tunnistettava ja arvioitava eri osa-alueiden merkitys kokonaisuuden kannalta.
Suunnittele etukäteen
Etukäteen tehdyt suunnitelmat helpottavat ajanhallintaa ja vähentävät kiireen tuntua. Kun kaikki ei ole pelkästään kaaoksen hallintaa ja tulipalojen sammuttamista, saat paljon enemmän aikaan ja olet tehokkaampi. Aika on yrittäjän ja oman hyvinvoinnin kannalta tärkeä resurssi.
Suunnittele tulevien päivien ja viikkojen työtehtävät niin hyvin kuin pystyt. Ota suunnitelmiin niin sanottua etunojaa niin paljon kuin voit. Eli ennakoi, ole ajoissa ja älä lykkää asioita turhaan. Yrittäjän ajanhallinta on yksi vaikeimpia asioita, mutta sen avulla voi saada paljon aikaiseksi.
Markkinoinnin vuosikello
Myös koko vuoden kattava alustava suunnitelma tai vuosikello auttavat hallitsemaan kokonaisuutta. Näin tiedät, missä vaiheessa kannattaa aloittaa esimerkiksi yrityksesi sesonkiin valmistautuminen, täydentää varastoa tai tehdä esimerkiksi seuraavan vuoden markkinointisuunnitelma.
Jätä varaa muutoksille
Älä kuitenkaan tee suunnitelmista liian tiukkoja vaan jätä aikaa myös yllättäville ja ennakoimattomille tehtäville. Huomioi myös, että joskus asioihin voi mennä myös huomattavasti kauemmin aikaa, kuin olit etukäteen varannut. Silloin täytyy priorisoida tehtäviä uudelleen ja muuttaa suunnitelmia niin sanotusti lennosta.
Keskity vain yhteen asiaan kerralla
Jatkuvat keskeytykset syövät työtehoa ja aiheuttavat stressiä. Keskity mahdollisuuksien mukaan vain yhteen asiaan kerralla. Tarvitseeko esimerkiksi sähköpostiin vastata ”sillä samalla sekunnilla”, kun se sähköpostilaatikkoon kilahtaa?
Vai voisitko sulkea sähköpostin hetkeksi, kun keskityt johonkin muuhun työtehtävään ja käydä sähköpostit läpi yhdellä kertaa esimerkiksi muutaman kerran päivässä? Näin jatkuvat keskeytykset eivät häiritse ajatuksiasi, vaan voit tehokkaasti keskittyä vain käsillä olevaan tehtävään.
Poista häiriötekijät
Sama koskee puhelinta. Laita se – jos mahdollista – välillä äänettömälle ja sulje esimerkiksi sosiaalisen median sovellusten ilmoitukset. Kun keskittyminen ei pääse herpaantumaan, eikä työn alla olevaa tehtävää tarvitse aloittaa montaa kertaa alusta, säästät aikaa, vaivaa ja hermojasi. Ajanhallinta helpottuu, jos saat asioita enemmän eteenpäin ilman häiriöitä.
Kavenna huomiotasi
Mikäli keskittyminen herpaantuu siitä huolimatta, että olet sulkenut pois edellä mainittuja ulkoisia häiriötekijöitä, voit asettaa itsellesi pieniä tavoitteita. Esimerkiksi ”kun nyt keskityn tähän seuraavat 30 minuuttia tai saan jonkun osa-alueen tehtyä, voin ottaa kupin kahvia, pitää pienen tauon ja vaikka lukaista päivän uutisotsikot”. Yksinkertaista, mutta useimmiten erittäin tehokasta.
Valjasta tekniikka käyttöösi
Kuten jo aiemmin todettua, tekniikka voi tuoda haasteita ajanhallintaan. Puhelin, sähköposti, sosiaalinen media sekä muut laitteet ja sovellukset vaativat huomiota ja keskeyttävät ajatuksen ja meneillään olevan tehtävän.
Tekniikasta on kuitenkin myös paljon apua ajanhallintaan. Sähköiset kalenterit, erilaiset ajanhallinnan sovellukset, projektihallinnan työkalut ja tehtävälistat auttavat pitämään langat käsissä ja tehtävät aikatauluissaan.
Ajanhallinnan työkalut
Tärkeintä ajanhallintaa helpottavien työkalujen valinnassa on se, että ne ovat oikeasti hyödyksi ja sopivat juuri sinun liiketoimintaasi ja tapaasi tehdä työtä. Kokeile uusia ja erilaisia tapoja, mitä haluat.
Joskus myös vanha tapa on parempi kuin pussillinen uusia ja parhaiten toimivia työkaluja ovat vaikkapa paperinen kalenteri tai post-it-laput. Kaikki työkalut kannattaa ottaa käyttöön, että saat työpäiväsi aikana itsesi tekemään oikeaa asiaa ja teet yrityksen toimintaa entistä tehokkaammin.
Kokeile erilaisia tapoja
Visuaaliselle ihmiselle erilaiset värit ja symbolit voivat auttaa hahmottamaan kokonaisuutta paremmin. Toinen taas käyttää mieluummin vaikkapa puhelimen nauhuria äänittääkseen itselleen sanallisia muistiinpanoja ja muistutuksia.
Testaa ja kokeile, mikä tekniikka ja apuväline toimii sinulle parhaiten! Yrittäjän on tärkeää olla tekemättä töiden aikatauluttamisesta liian vaikeaa. Omaan tekemiseen ei kannata ottaa lisää hankalia tapoja, jotka eivät miellytä.
Ulkoista ja käytä asiantuntijoita
Kaikkea ei tarvitse eikä kannata tehdä itse. Ulkoista tukitoimintoja tai käytä asiantuntijoiden apua, siellä missä se on järkevää. Tee itse osa-alueet, joissa olet vahvimmillasi tai jotka ovat liiketoimintasi keskeisimpiä erottautumistekijöitä.
Kun käytät aikaasi niihin tehtäviin, joista yrityksesi saa tuloja sen sijaan, että säästäisit jonkin verran kuluja tekemällä itse tukitoimintoja, liiketoimintasi todennäköisesti myös kasvaa samalla.
Esimerkiksi rahoitus, logistiikka, taloushallinto ja markkinoinnin jotkin osa-alueet ovat tyypillisiä ulkoistamisen kohteita. Pidä kuitenkin huoli, että kumppanisi ovat luotettavia ja ammattimaisia. Muuten voit joutua tilanteeseen, jossa alihankkijaverkostosi ohjaaminen vie enemmän aikaa, kuin mitä ulkoistettujen toimintojen itse tekeminen veisi.
Mikäli rahoitusasiat mietityttävät ja etsit niihin joustavaa kumppania, ovat Yritysluoton rahoitusasiantuntijat aina valmiita auttamaan. Soita, lähetä sähköpostia tai keskustele chat-toiminnon kautta kotisivuillamme osoitteessa www.yritysluotto.fi ilman ajanvarausta tai jonottamista. Asiakaspalvelumme tarkemmat yhteystiedot löytyvät täältä.
Myös yrityslainan hakeminen hoituu verkossa silloin kuin se sinulle parhaiten sopii. Lainahakemusta varten ei tarvitse kerätä perinteistä tilinpäätösdokumentaatiota. Lainapäätöksen saat samana päivänä ja rahat yrityksesi tilille viimeistään seuraavana päivänä.